E-számlázás 2026: Amit Minden Vállalkozónak Tudnia Kell az Új Szabályokról

Egyéb

2026. jan. 25.

Összes cikk

Az elektronikus számlázás most már minden vállalkozás számára valóság lesz. Az Eurostat adatai szerint 2023-ban az uniós cégek 67%-a már használt e-számlázási rendszert, 2025-re ez elérte a 80%-ot [9]. A magyar kis- és középvállalkozásoknál azonban még problémák vannak: 15%-uk bírságot kapott tavaly a NAV online számla rendszerében [9].

2025. július 1-től új szabály lépett életbe: az energiaszolgáltatók csak elektronikus számlát adhatnak ki vállalkozásoknak [6]. 2028-tól pedig minden B2B ügyletnél kötelező lesz az e-számla [1]. A cél egyszerű: gyorsabb digitalizáció és pontosabb adatszolgáltatás [6]. Az új rendszerben strukturált adatformátumot kell használni, ami alkalmas a valós idejű jelentésekre az adóhivatal felé [1]. A NAV is bővíti szolgáltatásait: új archiválási lehetőségeket és fejlesztett, ingyenes számlázóprogramot kínál [1].

Az e-számla gyakorlati előnyei egyértelműek: időt, költséget és munkát spórol [9]. Ez az útmutató mindent tartalmaz, amit a magyar vállalkozóknak tudniuk kell a 2026-os változásokról - a technikai részletektől a gyakorlati megoldásokig

Belföldi B2B ügyletek új szabályai

2025. január 1-jétől az energiaszolgáltatók már csak e-számlát adhatnak ki vállalkozásoknak [1]. Vállalatok, közintézmények, önkormányzatok - mindenkinek elektronikus számla jár. A lakosságnak továbbra is kell a beleegyezés [7].

A ViDA-csomag később minden belföldi B2B ügyletre kiterjeszti a kötelezettséget [6]. Minden cégnek tudnia kell majd e-számlákat kiállítani és fogadni [7].

EU-s határon átnyúló forgalom

2028-tól az uniós határon átnyúló ügyleteknél is kötelező lesz az e-számla [8]. Papíralapú számla már nem lesz opció [9]. Mellette valós idejű adatszolgáltatás is jön [8], ami kiváltja a jelenlegi összesítő nyilatkozatokat.

Határidők: nemzetközi ügyleteknél 10 nap a teljesítés után, belföldön marad a 8 nap [6].

Papírszámlák kivételei

A papíralapú számlázás szűk körre korlátozódik [9]. Marad:

Magánszemélyek számára (B2C)
EU-n kívüli vevőknek [6]
Ahol a tagállam kifejezetten megengedi [9]

De még a magánszemélyek is kérhetnek e-számlát [7]. Gyakorlatilag minden vállalkozásnak fel kell készülnie az elektronikus számlázásra.

A kisebb cégeknek ez kezdetben kihívást jelenthet, hosszú távon azonban egyszerűsíti az adminisztrációt és átláthatóbbá teszi a folyamatokat.

Technikai Szabványok: XML, XSD és PEPPOL Rendszerek

Image Source: The Invoicing Hub

A technikai alapok most válnak igazán fontossá. 2025-tól minden e-számlának szigorú szabványoknak kellett megfelelnie, ez biztosítja a különböző rendszerek együttműködését és az adóhatóság hatékony ellenőrzését.

EN 16931 Szabvány: Az Új XML Követelmények

július 1-től minden elektronikus számlának meg kellett felelnie az EN 16931 európai szabványnak [7]. Ez egységes adatstruktúrát jelent minden EU-s tagállam számára, ami nélkülözhetetlen a határokon átnyúló üzleti kapcsolatokhoz. Minden számlának XML formátumúnak kell lennie, és illeszkednie kell az EN 16931 szabványra épített XSD sémához [8].

XML formátum azt jelenti: automatikus feldolgozás. A kézi adatbevitel ideje lejárt. Az XML (eXtensible Markup Language) olyan szöveges dokumentum, amit a programok automatikusan tudnak kezelni [9]. A NAV rendszerei is így dolgoznak majd - gyorsabb, pontosabb ellenőrzésekkel.

PDF+XML Hibrid Számlák Vége

Most még sok cég használ "hibrid számlázást" - PDF megjelenítés XML háttérrel. 2025-ben ez megszűnt [8]. Kötelező lesz az XML adatstruktúra, a PDF csak opcionális megjelenítési forma marad [10].

Kivétel: magánszemélyek továbbra is kaphatnak hagyományos formátumú számlákat [8]. Viszont az egyszerű PDF-ek, amikben nincsenek strukturált adatok, már nem számítanak elektronikus számlának [11]. Az XML teszi lehetővé a kibocsátás előtti automatikus ellenőrzést - kevesebb hiba, kevesebb probléma.

PEPPOL Hálózat: Opcionális Lehetőség

A PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) nemzetközi hálózat elektronikus dokumentumok szabványos cseréjére [12]. Magyarországon nem lesz kötelező, de hasznos lehet [8]. Különösen azoknak érdemes, akiknek partnerei már PEPPOL tagok [8].

Csatlakozáshoz tanúsított PEPPOL hozzáférési pontnál kell regisztrálni [2]. Egyedi azonosító után lehet kezdeni a dokumentumok küldését és fogadását [2]. További előnyök: nagyobb hatékonyság, jobb minőség és fokozott biztonság [12].

A NAV nem tervez PEPPOL szolgáltatást [8], de a nemzetközi kereskedelemben résztvevő cégeknek komolyan érdemes megfontolni a csatlakozást.

Vevői adatszolgáltatás és státuszriport kötelezettség

A kötelező e-számlázás nemcsak a számlakiállítókat, hanem a vevőket is új kötelezettségekkel terheli. A NAV mostantól mindkét oldalról ellenőrzi a számlákat.

Vevői oldali adatszolgáltatás bevezetése

A vevőknek 5 napon belül jelenteniük kell minden kapott számlát [6]. Ez minden belföldi és közösségi ügyletre vonatkozik. A jelentendő adatok megegyeznek a számla tartalmával, közösségi ügyleteknél kevesebb információ is elég [6].

Belföldi ügyleteknél a teljes XML fájlt el kell küldeni vevői adatszolgáltatásként [6]. Ez egyszerűbb az adózóknak, de szigorúbb ellenőrzést jelent. Korábban csak az áfabevallás M lapja és az A60-as nyomtatvány szolgált erre a célra [8].

Státuszriport: gazdasági esemény visszaigazolása

A ViDA-csomag újítása a státuszriport. Itt a vevő jelzi, hogy az áfabevallási időszakban mely számlák mögött nem volt valós ügylet [6]. A riportot az áfabevallással együtt kell benyújtani.

Ha a vevő később mégis elismeri az ügyletet, azonnal javítani kell a státuszriportot [6]. Ez elsősorban a fiktív számlázás ellen véd.

Kapcsolat az online számla NAV rendszerrel

A NAV Online Számla rendszere marad a központi platform. Az adatszolgáltatás csak akkor érvényes, ha a rendszer visszaigazolja [3]. Három válasz lehetséges: rendben, warning vagy error [3].

2021 óta szinte minden számlát jelenteni kell, még a magánszemélyeknek és külföldieknek szólókat is [4]. A rendszer validációi folyamatosan változnak - nemrég 3 új WARN üzenet került be, 3 pedig kikerült [13].

Számlázóprogramok Akkreditációja és a NAV Új Szerepe

A 2025-ös változások egyik fontos eleme a számlázóprogramok akkreditációja. Ez teljesen megváltoztatja a jelenlegi számlázási módszereket. A NAV 2025-től szigorúbban ellenőrzi a számlakibocsátó rendszereket.

Technikai Ellenőrzés a Számlakibocsátás Előtt

A számlázóprogramok kötelezően ellenőrzik a számlák technikai megfelelőségét kibocsátás előtt. Az ellenőrzés során biztosítani kell az Áfa törvény szerinti kötelező adattartalom teljességét, a belföldi adóalany vevő adószámának ellenőrzését és az adatok helyes adatszerkezeti rögzítését [6]. Ha az előellenőrzés hibát talál, a számla nem állítható ki [8]. Ajánlott a számla lezárása előtt ellenőrizni az XML-állomány érvényességét a vonatkozó sémához képest [14].

Akkreditációs Kötelezettség a Fejlesztők Számára

A terv az volt, hogy 2025-től csak akkreditált számlázóprogrammal lehet számlát kiállítani [8]. Ez azonban várhatóan 2026-ban lesz bevezetve. Az akkreditációs folyamatban vizsgálják, hogy a program képes-e megfelelő XML-számlákat előállítani és kiszűrni a hibás adatokat [6]. Ha a nem akkreditált szoftverrel teljesített adatszolgáltatás 30 napig 'függő' státuszban marad, és ez alatt nem történik meg az akkreditáció, az adózó mulasztási bírságot kap [6]. Az adóhatóság visszavonhatja az akkreditációt, ha a program rendszeresen hibás számlákat enged át [6].

NAV Ingyenes E-számlázó Rendszere

A NAV ingyenes számlázóprogramot biztosít a vállalkozások számára az adminisztrációs terhek csökkentése érdekében [15]. Az Online Számlázó program folyamatosan fejlődik, mobilalkalmazáson keresztül is elérhető [5]. A program jelölésekkel és figyelmeztetésekkel segíti a felhasználót a számlakiállításban, automatikusan teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettséget [5]. A NAV térítésmentesen biztosítja az elektronikus számlák hosszú távú megőrzését is [5].

Összefoglalás

Az e-számlázás 2025-ös bevezetése minden magyar vállalkozást érint. A változások célja egyszerű: átláthatóbb adózás és kevesebb adóelkerülés.

A legfontosabb dátumok:

2025. január 1.: energiaszolgáltatók kötelező e-számlázása
2025. július 1.: EN 16931 szabvány bevezetése
2028: határon átnyúló EU ügyletek kötelező e-számlázása

A technikai oldal kulcsfontosságú: XML formátum lesz a kötelező, a PDF+XML hibrid megoldások eltűnnek. A vevői adatszolgáltatás 5 napos határidővel új kötelezettség lesz.

A számlázóprogramok akkreditációja nélkül nem lehet majd számlát kiállítani 2025-től. Aki nem rendelkezik megfelelő szoftverrel, használhatja a NAV ingyenes programját.

A kezdeti átállás munkát igényel, de később egyszerűsödik az adminisztráció. Most érdemes elkezdeni a felkészülést, hogy 2025-re minden rendben legyen.